Archiefinspectie

Nieuwe archieven en toezicht

De opvatting dat archief een verzameling oude papieren documenten is die interessant zijn uit historisch oogpunt is maar ten dele juist. Een document, informatie, behoort al direct tot het archief van een persoon of organisatie wanneer het is ontvangen ter behandeling, intern is vastgesteld of, bij een verzonden document, is gekopieerd voor de eigen administratie. Tenminste, zolang een document betrekking heeft op de taken van een persoon of organisatie. En dit ongeacht de vorm, dus digitale informatie net zo goed als informatie op papier of anderszins.

Een archief levert informatie over het doen en laten van een organisatie of persoon, in dit geval van de gemeente Amsterdam. In het archief liggen rechten en plichten van overheid en burgers vast. Mede daardoor wordt een goede democratische controle op het bestuur mogelijk gemaakt. Verder is er het belang voor de bedrijfsvoering. En op termijn maken archieven deel uit van ons cultureel erfgoed.

Om te garanderen dat informatie in een archief volledig, betrouwbaar én raadpleegbaar is, moet het informatiebeheer goed geregeld zijn. Hiervoor bestaat strikte regelgeving. De gemeentelijke onderdelen, diensten, bedrijven, stadsdelen en overige eenheden, zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatiebeheer. Het Stadsarchief heeft de wettelijke taak om erop toe te zien dat zij zich aan de regels houden. Informatie mag niet in het ongerede raken en het blijvend te bewaren deel ervan dient op termijn naar het Stadsarchief te worden overgebracht om vervolgens in principe openbaar te worden en kosteloos door eenieder te kunnen worden geraadpleegd.

Archiefinspecteurs en wettelijk kader

Het toezicht wordt uitgevoerd door de twee archiefinspecteurs. Zij bekijken hoe het informatiebeheer bij de organisatieonderdelen in de praktijk is geregeld en rapporteren daarover. Daarnaast ziet Inspectie erop toe dat er geen informatie wordt vernietigd die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. Ook begeleidt Inspectie de overbrenging naar het Stadsarchief van archieven die blijvend bewaard moeten worden. Inspectie onderneemt in de regel zelf actie, maar in een aantal gevallen dient een organisatieonderdeel zelf contact op te nemen. Zie hiervoor het Overzicht actiepunten informatiebeheerders van de gemeente Amsterdam PDF (10,17 Kb).

De Archiefwet 1995 PDF (30,8 Kb) regelt het informatiebeheer van overheidsorganen op hoofdlijnen, het daarop gebaseerde Archiefbesluit 1995 PDF (12,8 Kb) regelt een aantal specifieke onderwerpen. De archiefzorg, de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer, ligt bij het college van burgemeester en wethouders. Dit is nader uitgewerkt in de Archiefverordening 2008 PDF (14,63 Kb). Het informatiebeheer bij de gemeentelijke onderdelen is een verantwoordelijkheid van de hoofden (stadsdeelsecretarissen, directeuren, secretarissen van adviesraden). Dit is geregeld in het Besluit Informatiebeheer 2010 PDF (45,8 Kb), die is gebaseerd op de Archiefverordening 2008. Aan de hoofden is voorts een aantal aspecten van de archiefzorg door B&W gemandateerd Algemeen mandaatbesluit PDF (17 Kb). Aan een nieuw Algemeen mandaatbesluit wordt gewerkt.

Beheerplan Informatiehuishouding

Artikel 3 van het Besluit informatiebeheer 2010 bepaalt dat de hoofden van de organisatieonderdelen voor hun organisatie een Beheerplan Informatiehuishouding vaststellen en jaarlijks actualiseren. Dit is een beleids- en beheersinstrument voor de gehele informatiehuishouding van een organisatie. Het is te vergelijken met een documentair structuurplan zoals dat tot 1 april 2010 landelijk was voorgeschreven en door Inspectie was uitgewerkt in een model/leidraad, maar heeft in tegenstelling tot een documentair structuurplan een meer integraal karakter met het oog op informatiebeheer als onderdeel van de bedrijfsvoering. Op het Beheerplan is een toelichting/handreiking bij het opstellen beschikbaar, zie de Toelichting Beheerplan Informatiehuishouding PDF (67,75 Kb).

Duurzaamheid en toegankelijkheid

Regels voor de duurzaamheid en voor de geordende en toegankelijke staat van blijvend te bewaren informatie staan in de ministeriële Archiefregeling PDF (1.009,52 Kb); hoofdstukken 2 en 3. Deze regeling geldt vanaf 1 april 2010 en is in de plaats gekomen van de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) en de ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (2002).
De Archiefregeling betreft nadrukkelijk ook digitale informatie.

Een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale informatie duurzaam en toegankelijk wordt beheerd is het
Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) PDF (3,37 Mb), opgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs en het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie.

Archiefruimte

Wordt het archief in een geschikte ruimte bewaard? Denk aan brandgevaar, wateroverlast, ongedierte, inbraakbeveiliging. De eisen te stellen aan archiefruimten zijn vastgelegd in de ministeriële Archiefregeling PDF (1.009,52 Kb); hoofdstukken 4 en 5. Zoals hierboven al aangegeven geldt de regeling vanaf 1 april 2010; deze is in de plaats gekomen van de ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001). Archiefruimten zijn ruimten bestemd voor de bewaring van nog niet overgebrachte blijvend te bewaren archiefbescheiden, archiefbewaarplaatsen zijn bestemd voor de bewaring van overgebrachte archiefbescheiden. Inspectie heeft een checklist samengesteld aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre een archiefruimte aan de eisen voldoet: de Checklist archiefruimte MS Word (89,5 Kb). Voor de bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden kan volstaan worden met een ruimte die aan minder strenge eisen voldoet, zie de Checklist archiefruimte (op termijn te vernietigen) MS Word (66 Kb).

Selectie en vernietiging

Bepalen van bewaartermijnen en tijdige vernietiging van informatie zijn noodzakelijk om bestanden qua omvang beheersbaar en toegankelijk te houden. Documenten van vóór 1 januari 1996 die op termijn vernietigd moeten worden staan per categorie vermeld op de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven 1983 PDF (180,29 Kb). Documenten moeten blijvend bewaard worden als ze niet op deze lijst staan. Documenten van na 1 januari 1996 die op termijn vernietigd moeten worden staan op de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2005 PDF (133,19 Kb). Op deze lijst staan ook de blijvend te bewaren documenten vermeld. Een aantal categorieën documenten die volgens de Selectielijst op termijn vernietigbaar zijn, wordt door de gemeentearchivaris als blijvend te bewaren beschouwd, zie Aanvullingen selectielijst PDF (3,33 Kb). Op basis van beide bovengenoemde lijsten heeft Inspectie twee selectielijsten speciaal voor bouw- en woningtoezichtdossiers (BWT) gemaakt: de Selectielijst BWT dossiers 1983 PDF (31,91 Kb), geldig voor dossiers van voor 1 januari 1996, en de Selectielijst BWT dossiers 2005 PDF (33,06 Kb), geldig voor dossiers van na 1 januari 1996. Vernietigen is niet zonder meer toegestaan. Vooraf moet, via Inspectie, machtiging van de gemeentearchivaris worden verkregen. Hiermee wordt voorkomen dat informatie van cultuurhistorisch, bedrijfseconomisch en/of juridisch belang (te vroeg) vernietigd wordt. Zie verder de brochure Procedures voor selectie en vernietiging PDF (35,99 Kb).

Vervanging

Als informatie gekopieerd of gescand wordt met de bedoeling om de originelen direct te vernietigen is sprake van ‘vervanging’. Dat is het overzetten van informatie op een andere drager waarna het originele document direct vernietigd wordt. De kopieën of scans krijgen de status van origineel. Vervanging mag alleen als dit gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen documenten voorkomende informatie. Om te bezien of dit goed gebeurt moet vooraf positief advies gevraagd worden aan de gemeentearchivaris; zie de Procedure vervanging archiefbescheiden Amsterdam MS Word (165,5 Kb). Bij blijvend te bewaren informatie is ook een machtiging vereist van gedeputeerde staten van Noord-Holland, volgens de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Noord-Holland PDF (161,87 Kb). De tekst van deze beleidsregel is verwerkt in onze Amsterdamse procedure, zodat in principe alleen die geraadpleegd hoeft te worden.
Als het gaat om de vervanging van blijvend te bewaren informatie wordt nadrukkelijk de digitale beheeromgeving mee beoordeeld. Dit zal gebeuren aan de hand van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) PDF (3,37 Mb).

Overbrenging naar het Stadsarchief

Blijvend te bewaren informatie moet in principe twintig jaar, maar niet langer dan dertig jaar na ontstaan naar het Stadsarchief worden overgebracht. (Vervroegde overbrenging is in sommige gevallen mogelijk.) De informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn. De aan over te brengen niet-digitale archieven gestelde eisen staan in de Normen goede en geordende staat en Criteria bewerking code-archieven, bijgenaamd de LOPAI-normen (verkrijgbaar bij Inspectie). Inspectie heeft een checklist samengesteld gebaseerd op deze normen: de Checklist eisen over te brengen niet-digitale archiefbescheiden naar het Stadsarchief Amsterdam PDF (57,18 Kb). De eisen te stellen aan over te brengen digitale informatie zijn te vinden in de hierboven al genoemde ministeriële Archiefregeling PDF (1.009,52 Kb). Zie verder de Brochure Overbrenging PDF (139,06 Kb).

Reorganisatie, privatisering, archiefbeheer op afstand

Organisatorische veranderingen binnen de gemeente Amsterdam hebben vrijwel altijd gevolgen voor het informatiebeheer. Denk aan samenvoeging van organisaties, overdracht van taken van de ene naar de andere organisatie en privatisering. Hierover gaan de brochures Binnengemeentelijke reorganisaties, gemeentelijke herindelingen en uw archief dan? PDF (30,37 Kb) en Archiefbeheer en verzelfstandiging PDF (187,12 Kb).

Het komt regelmatig voor dat archief waarvoor een gemeentelijk organisatieonderdeel verantwoordelijk is, buiten de organisatie wordt gevormd en/of geplaatst. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin medewerkers buiten de deur werken, of waarin de uitvoering van taken wordt uitbesteed. Of: het archief wordt elders opgeslagen. De brochure Archiefbeheer op afstand PDF (17,32 Kb) behandelt het archiefbeheer in zulke situaties.

Inspectieverslag

De Gemeentearchivaris doet aan burgemeester en wethouders van Amsterdam verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. Zie voor het laatste verslag: inspectieverslag PDF (418,48 Kb).

Overzicht gemeentelijke diensten en bedrijven

Inspectie stelt een historisch overzicht van alle gemeentelijke diensten en bedrijven PDF (1,01 Mb) vanaf 1850 samen. Dit overzicht is nog niet compleet. Gelieve in geval van op- of aanmerkingen, aanvullingen of ander commentaar contact op te nemen met Inspectie.


Nadere inlichtingen

Voor inlichtingen kunt u contact opnemen met de sectie Verwerving en Inspectie (onderdeel Inspectie):
Laatst bijgewerkt op 18 jan 2012