E-depot

• Computerworld Honors Award
• Introductie
• Digitale maatschappij
• Voordelen digitalisering
• Digitaal geboren
• Groeiproces

Computerworld Honors Award

7 juni 2010 heeft het Stadsarchief Amsterdam in Washington D.C. een Computerworld Honors Gold Medal ontvangen voor het innovatieve gebruik van een Hitachi HCP oplossing voor duurzame opslag van digitale bestanden binnen het E-depot.

Introductie

Met het E-depot, ook wel digitaal depot genoemd, bedoelt Stadsarchief Amsterdam het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Stadsarchief in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en kan garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden.

De opzet van het E-depot is gebaseerd op het internationaal aanvaarde Open Archival Information System (OAIS) model. Dit model is ontwikkeld door de ruimtevaartorganisatie Nasa en in 2002 geaccepteerd als ISO-standaard.

Stadsarchief Amsterdam heeft ervoor gekozen de systemen van het E-depot modulair op te bouwen. De systemen ondersteunen achtereenvolgens het ontvangen, bewaren en aanbieden van digitale objecten en metadata. Door te kiezen voor een modulaire opbouw kan het Stadsarchief bij verschillende leveranciers kiezen voor onderdelen die zo nauwkeurig mogelijk aansluiten bij zijn eisen en wensen. Bovendien kan bij een stapsgewijze ontwikkeling beter gebruik worden gemaakt van voortschrijdend inzicht. Wereldwijd staat de ontwikkeling van E-depot’s voor permanent beheer van digitale archiefbescheiden immers nog in de kinderschoenen.

Download het schema van het E-depot PDF (50,73 Kb)

Digitale maatschappij

Digitalisering heeft grote invloed op nagenoeg alle factoren van de hedendaagse maatschappij. Ook het archiefwezen staat midden in de nieuwe ontwikkelingen, en kan profiteren van de mogelijkheden die digitalisering biedt. Stadsarchief Amsterdam maakt daarom volop gebruik van technische vernieuwingen om zowel het analoog als het digitaal archiveren te optimaliseren, en de klant nog beter van dienst te zijn.

Voordelen digitalisering

Foto Sander Heezen

Door het online aanbieden van digitale reproducties van archivalia vergroot het Stadsarchief zijn klantenkring. Iedereen kan, waar dan ook ter wereld, inzage krijgen in digitaal aangeboden archiefstukken. Een bijkomend voordeel is dat digitalisering bijdraagt aan het behoud van kwetsbare objecten. Originele stukken kunnen in de depots blijven, terwijl de gebruiker op zijn beeldscherm op het kleinste detail van de reproductie kan inzoomen. Zo wordt materiële schade voorkomen en blijven de stukken in een veilige omgeving.

Digitaal geboren

Een relatief nieuw fenomeen voor archieven is dat zij niet alleen digitale reproducties bewaren en beschikbaar stellen, maar ook in toenemende mate te maken krijgen met ‘digitaal geboren’ archiefstukken. Denk daarbij aan hedendaagse e-mailcorrespondentie of in een tekstverwerkingsprogramma opgestelde gemeentelijke stukken. Maar ook foto’s en films worden tegenwoordig vooral digitaal aangeleverd.

Groeiproces

De structuur van het E-depot is inzichtelijk gemaakt middels een schematische tekening. Dat betekent niet dat de structuur nu nooit meer zal veranderen. Integendeel, de ontwikkeling van een E-depot is een groeiproces, want vernieuwingen op digitaal terrein volgen elkaar in hoog tempo op. Het Stadsarchief houdt deze ontwikkelingen nauwlettend bij, en heeft regelmatig contact met (inter)nationale vakgenoten om zowel te leren als om zelf opgedane kennis te delen. Het Stadsarchief hoopt op die manier een waardevolle bijdrage te kunnen leveren aan de totstandkoming van een hoogstaande cultuur van duurzame digitaliteit in Nederland.