Begrippen

Begrippen

Omdat er online diverse uitstekende archieflexica aangeboden worden, zoals Termen en begrippen Informatiebeheer, beperkt deze lijst zich tot het verklaren van termen in de context van het E-depot van Stadsarchief Amsterdam.

Afgeleiden

Ten behoeve van het raadplegen worden afgeleiden gemaakt, zowel van het digitale object in het Bewaardepot als van de metadata. Bij het uitnemen uit het Bewaardepot kan van een digitaal object bijvoorbeeld een afgeleide worden gemaakt in een ander bestandsformaat of van een minder hoge kwaliteit. Bij scans bijvoorbeeld, kan van een JPEG 1:10 een afgeleide worden gemaakt in JPEG1:4 . In de Raadpleegomgeving zelf worden vervolgens afgeleiden gemaakt ten behoeve van het optimaal raadplegen, zoals thumbnails, tegels en contrastafgeleiden. Van de metadata worden afgeleiden gemaakt in standaard uitwisselingsformaten, zoals bijvoorbeeld EAD voor een inventaris en ERD voor een index.

Archiefbank

De Archiefbank is ontwikkeld voor het zoeken en raadplegen van documenten uit archieven en collecties. De Archiefbank bestaat uit twee onderdelen: Inventarissen en Indexen. De zoekfuncties van beide onderdelen zijn gescheiden, maar ze maken wel gebruik van dezelfde algemene functionaliteiten. De Archiefbank en de Beeldbank vormen samen de Raadpleegomgeving van het E-depot.

Archiefbescheiden

Onder archiefbescheiden verstaat de wet niet alleen de archiefstukken die door overheidsinstellingen zijn opgemaakt, maar ook ‘alle documenten die ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen, dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten’. Kortom, met deze term wordt alles wat is opgenomen in de archiefbewaarplaats bedoeld, dus bijvoorbeeld ook een collectie foto’s of tekeningen, of de boeken uit de bibliotheek.

ARD

Acces Register Description, een door het Stadsarchief voor intern gebruik ontwikkelde standaard in XML-formaat voor het uitnemen van metadata betreffende toegankelijkheid.

Authenticiteit en integriteit

Deze controle geeft garantie van echtheid (oorspronkelijkheid). Dat houdt in dat archiefbescheiden dezelfde inhoud, structuur, uiterlijk en gedrag houden als op het moment van hun ontstaan.

Autorisatieniveaus

Omdat niet iedere gebruiker alle scans mag zien, hanteert het Stadsarchief diverse autorisatieniveaus. Sommige scans zijn nog niet openbaar, en kunnen niet worden aangekocht. Medewerkers van de dienst waar de documenten oorspronkelijk zijn vervaardigd hebben wel inzage in deze scans. Medewerkers van het Informatiecentrum van het Stadsarchief kunnen beoordelen of bezoekers van het Informatiecentrum wel of niet in aanmerking komen voor ontheffing van de openbaarheidsbeperking.

Beeldbank

De Beeldbank is een door Stadsarchief Amsterdam ontwikkelde applicatie voor het zoeken en raadplegen van beeldmateriaal. De Beeldbank en de Archiefbank vormen samen de Raadpleegomgeving van het E-depot.

Bewaardepot

Dit is het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om digitale archiefstukken te beheren en op de lange termijn authentiek beschikbaar te stellen.

Caching

De meest gestelde zoekopdrachten in de Archiefbank en de Beeldbank worden gecached. Dit wil zeggen dat bij deze zoekopdrachten niet in de metadata gezocht hoeft te worden, omdat het resultaat al in het geheugen (cash) klaar staat. In de Archiefbank zijn bijvoorbeeld voor de 250.000 meest recent gestelde zoekopdrachten de resultaten al klaargezet.

Co-locatie

Voor het Bewaardepot, in feite het hart van het E-depot, wordt een volledige mirror gebouwd op een andere geografische locatie. In dit geval is sprake van software mirroring (HCAP replication). Dat betekent dat objecten geautomatiseerd, maar wel gecontroleerd naar de andere locatie worden gespiegeld en bij geconstateerde verminking gecontroleerd en geautomatiseerd worden teruggezet. Het grote verschil ten opzichte van conventionele hardware mirroring is dat daar verminkingen één op één worden gespiegeld.

Contrastafgeleiden

Contrastafgeleiden worden alleen gemaakt in de Archiefbank en zijn bedoeld voor het lezen van scans van tekstdocumenten. De scans zoals geleverd door de leverancier kunnen soms wat licht van kleur lijken en niet op ieder beeldscherm optimaal te lezen zijn. Het is echter niet verstandig om bij levering van scans al te kiezen voor veel contrast, want details die bij contrastering verloren gaan kunnen niet meer worden teruggehaald. De Archiefbankviewer is daarom uitgerust met een contrastregelaar.

Documentenviewer

De documentenviewer wordt in de Archiefbank aangeboden en is ontwikkeld om moeilijk leesbare tekst optimaal te kunnen raadplegen op een beeldscherm. De belangrijkste eigenschappen van deze viewer zijn: schaalbaar naar behoefte van de gebruiker, voorzien van een zoomfunctie en voorzien van een contrastregelaar.

EAD

De internationale XML-standaard EAD (Encoded Archival Description) is gericht op archiefbeschrijvingen, om precies te zijn: op het markeren van archiefinventarissen. Stadsarchief Amsterdam gebruikt EAD bij het uitnemen van metadata uit de Metadatabeheeromgeving ten behoeve van import in de Raadpleegomgeving.

E-depot

Met het E-depot, ook wel digitaal depot genoemd, bedoelt Stadsarchief Amsterdam het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Stadsarchief in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en kan garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden.

ERD

Encoded Register Description, een door het Stadsarchief voor intern gebruik ontwikkelde standaard in XML-formaat voor het uitnemen van metadata ten behoeve van de generieke indexen.

Generieke oplossingen

Bij de ontwikkeling van de Raadpleegomgeving streeft het Stadsarchief naar generieke oplossingen. Hierdoor kunnen bestaande en nieuw te ontwikkelen oplossingen in dezelfde modellen worden opgenomen en aangeboden zonder dat nieuwe modellen ontworpen hoeven te worden over en zonder dat een webarchitect aangetrokken hoeft te worden. Voor gebruikers is het prettig als in alle indexen een identieke zoeksystematiek werkt.

HCAP

Hitachi Content Archiving Platform (HCAP) is een archiveringsoplossing voor de langetermijnarchivering van digitale objecten.

Indexen

Een index in de Archiefbank is een zoeksysteem op een aantal kenmerken, die wat vorm betreft gestandaardiseerd zijn. In indexen kan worden gezocht op vier categorieën kenmerken: namen van personen, namen van locaties, datum of periode of ‘overige’ kenmerken. Of er op één categorie kenmerken, of tegelijkertijd op een combinatie van categorieën kenmerken gezocht kan worden, is per index te bepalen.

Inhoud

De controle op inhoud kan heel verschillend zijn, afhankelijk van de aard van de objecten. Bij een digitaliseringsproject wordt bijvoorbeeld intensief gecontroleerd op kwaliteit. Gaat het om tekstdocumenten dan worden criteria opgesteld om de leesbaarheid van de tekst te controleren.

Inventarissen

Een inventaris in de Archiefbank is een genummerde lijst met beschrijvingen van ieder onderdeel van een archief of een collectie. Een dergelijk onderdeel kan bestaan uit zowel analoge als digitale objecten, maar op dit moment is het nog niet mogelijk digitaal geboren objecten via de inventarissen te raadplegen. Daarvoor gaat het Stadsarchief nog de benodigde functionaliteit ontwikkelen.

Maskeren

Maskeren is een bewerking van objecten middels het afdekken van gegevens die (nog) niet openbaar mogen zijn op een scan die in principe al wel openbaar is.

MD5

Het Stadsarchief maakt voor controle van de integriteit van digitale objecten op verschillende plaatsen in het E-depot gebruik van MD5. Klik hier voor een volledige beschrijving van dit begrip.

Metadatacontroleomgeving

Van al het materiaal dat binnenkomt worden bepaalde gegevens vastgelegd, zoals de ontvangst-id, gever, ontvangstdatum, beschrijving, omvang, ontvangststatus etc. Een geautomatiseerd systeem controleert de metadata op volledigheid, structuur en standaardisatie.

Metadatabeheersysteem

Metadata worden vastgelegd in het Metadatabeheerssysteem. Dit systeem is ingericht om de consistentie en de integriteit van metadata van archiefbescheiden te waarborgen. Momenteel bestaat het metadatabeheersysteem uit twee technisch gescheiden systemen (Scope en ABS/Archeion) die samengevoegd gaan worden in één omgeving.

Metadata

Het begrip metadata betekent letterlijk ‘data over data’.

METS

Ten behoeve van een correcte aanlevering worden de metadata omgezet in METS (Metadata Encoding & Transmission Standard). Dit is een XML-standaard voor het groeperen van verschillende soorten metadata, dus zowel voor structurele, beschrijvende als technische metadata.

Migratie

Klik hier voor een archiefspecifieke uitleg van het begrip migratie.

OAIS-model

De opzet van het E-depot is gebaseerd op het internationaal aanvaarde Open Archival Information System (OAIS) model. Dit model is ontwikkeld door de ruimtevaartorganisatie Nasa en in 2002 geaccepteerd als ISO-standaard.

Objecten

Bij het E-depot gebruikt Stadsarchief Amsterdam de term ‘digitale objecten’. Dat is een korte en neutrale term waar alles wat in een digitaal depot opgenomen wordt mee aangeduid kan worden. Het Stadsarchief onderscheidt digitale archiefbescheiden en digitale reproducties van analoge archiefbescheiden.

Ontvangstdepot

Digitale objecten komen eerst in het Ontvangstdepot, alvorens ze voor duurzame opslag naar het Bewaardepot gaan. Het Ontvangstdepot is niet alleen een opslagplaats. Met deze term wordt het geheel bedoeld van de apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om objecten in te nemen, te controleren en geschikt te maken voor het Bewaardepot. Het Ontvangstdepot is een bestandssysteem waarop ruimte is voor de tijdelijke opslag van binnenkomende bestanden. In deze omgeving worden de bestanden gecontroleerd. De omgeving heeft een opslagcapaciteit van ongeveer 20 Terabyte.

Raadpleegomgeving

Via de Raadpleegomgeving worden de metadata en objecten aangeboden aan de gebruikers. De Raadpleegomgeving bestaat voor gebruikers uit zoektechnologie, user interfaces, objectenviewers en contextuele content zoals toelichtingen en handleidingen. Voor beheerders bestaat de Raadpleegomgeving tevens uit een back office. Deze biedt faciliteiten voor enerzijds het beheer van de gebruiks- en klantenadministratie en voor anderzijds het beheer van de objecten en de metadata.

Retentietijd

Vanuit de Metadata beheeromgeving wordt het tijdstip vastgelegd waarop een object in aanmerking kan komen voor verwijdering; de zogenaamde retentietijd. Wanneer de retentietijd niet is verstreken (het bestand is onder retentie), dan is het technisch niet mogelijk om het bestand te verwijderen. Deze retentietijd kan niet worden vervroegd. Wel kan de retentietijd eindeloos worden verlengd. In de normale bedrijfssituatie kan echter helemaal niets worden verwijderd uit het Bewaardepot (WORM functionaliteit). Om verwijdering in gang te zetten zijn meerdere functionarissen nodig die gecoördineerd de verwijdering in gang zetten. Al deze stappen worden uitgebreid gelogd.

Scanning-on-demand

Stadsarchief Amsterdam heeft gekozen voor een systeem waarin de gebruiker door het aanvragen van digitalisering de prioriteit bepaalt bij het digitaliseren van de analoge archiefbescheiden.

Standaarden

Om snel door metadata te kunnen zoeken en om ze te kunnen uitwisselen met andere gebruikers moeten metadata worden gestandaardiseerd. Het Stadsarchief ontwikkelt standaarden en richtlijnen voor gebruik binnen de gemeentelijke organisatie van Amsterdam.

Tegelen

Tegelen is het opknippen van scans in kleine stukjes en in verschillende resolutielagen. Dit wordt gedaan om inzoomfunctionaliteit mogelijk te maken. Bij inzoomen worden alleen de benodigde tegels opgehaald en alleen in die resolutie die van toepassing is op het niveau waarop wordt ingezoomd. Dit zorgt voor een zeer snelle manier van inzoomen. De viewer hoeft daardoor niet meer informatie te laden dan strikt noodzakelijk.

Thumbnail

Van elke scan wordt een aantal verkleinde afbeeldingen gemaakt. In vaktaal heten deze afbeeldingen thumbs, of thumbnails. Ze worden gebruikt om de gebruiker een eerste indruk van een beeld te geven. De detaillering is zeer beperkt. Verkleinen gebeurt zowel in de Archiefbank als in de Beeldbank.

Validiteit

Deze controle geeft garantie of de bestanden opgeslagen zijn in een geldig bestandsformaat. Ook worden interne kenmerken (zoals versienummers) vastgelegd om in de toekomst versies gecontroleerd te kunnen migreren naar een nieuwe technologie.

Veiligheid

Deze controle geeft de garantie van virusvrije bestanden.

Veiligheidskopieën

Om de systemen en de objecten en metadata in de systemen te beveiligen, worden verschillende kopieën gemaakt op tape en op disk. Welk type kopie wordt gemaakt is vooral afhankelijk van de hoeveelheid mutaties in de systemen en data.

Volledigheid

Deze controle checkt of er geen bits en bytes verloren gegaan tijdens de overdracht en er geen onderdelen missen.

Laatst bijgewerkt op 27 juli 2009