Eenmaal per kwartaal houdt het bestuur van de kweekschool, de Commissarissen, inschrijvingsdagen voor het aannemen van nieuwe kwekelingen. Zij beoordelen de aspirant-kwekelingen op houding en gedrag. Een arts verzorgt een medische keuring. De kwekelingen komen in de school als ze ca. 13 à 15 jaar zijn. In de twintigste eeuw loopt de leeftijd van aanmelding op tot ca 17 à 18 jaar. Aanmelding geschiedt over het algemeen door de ouders, een voogd, of door een liefdadigheidsinstelling die de kosten van de opleiding op zich neemt. De persoon die de kwekeling inschrijft en de kosten betaalt, ondertekent een overeenkomst: het verbandschrift.
In verschillende steden zijn Commissarissen Correspondent actief voor het Vaderlandsch Fonds. Zij voorzien potentiële kwekelingen van informatie, onder andere over inschrijvingsdata, en verzorgen de inschrijving (op de medische keuring na) van kwekelingen, die niet in Amsterdam worden ingeschreven.
In de periode 1933-1941 verzorgt de kweekschool naast de zeevaartopleidingen ook een opleiding tot verkeersvlieger (vliegbrevet B). Deze opleiding moet door de oorlog gestaakt worden.
De gegevens zijn niet altijd volledig ingevuld en ze worden in de loop der jaren summierder. Per kwekeling kunnen de volgende gegevens vastgelegd zijn.
N.B. Voor meer informatie over doopgegevens zie de index Doopregisters.
In de periode 1933-1941 zijn gegevens opgenomen van kwekelingen die de vliegopleiding volgden.
Van de kwekelingen die door het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog hun opleiding niet hebben kunnen afmaken, is na de oorlog achterhaald, hoe het ze vergaan is. Deze gegevens zijn bij de betreffende kwekeling opgenomen.
Van de lichting van 1971 zijn enkel de namen en personalia van de kandidaten opgenomen in verband met de aanstaande fusie van de Kweekschool voor de Zeevaart met de Hogere Zeevaartschool van het Zeemanshuis.
De school is tweemaal voor enige tijd gesloten geweest. De eerste keer tijdens de Franse overheersing. Napoleon Bonaparte sluit de school in 1811 en Koning Willem I opent de school weer in 1814. Over de periode 1811-1813 zijn daarom geen gegevens. De tweede sluiting vindt plaats tijdens de Tweede Wereldoorlog. In 1944 is er tijdens de Hongerwinter niet voldoende eten om de kwekelingen te voeden: de school en het internaat worden gesloten. In de periode 1943-1944 zit daarom een gat van een paar maanden.
Het archief bevat ook andere stukken die betrekking hebben op de kwekelingen: inschrijvingsbrieven (inv.nrs 1015-1067); register van zeereizen, waarin werd bijgehouden welke reizen een kwekeling na zijn vertrek uit de kweekschool maakte (inv.nrs 1074-1081); rapportboeken waarin slecht gedrag en opgelegde straffen worden geregistreerd (inv.nrs 1090-1102) en stukken over de beoordeling van de aspirant-kwekelingen door de Commissarissen bij inschrijving (inv.nrs 1112-1116).
De comportementboeken zijn te vinden onder inv.nrs 990-1006.
Aanvankelijk worden drie series comportementboeken bijgehouden. Eén serie ten behoeve van de Commissarissen (het bestuur) van de Kweekschool voor de Zeevaart. Eén serie ten behoeve van het hoofd van de school (de commandant) en de derde serie is waarschijnlijk door de administratie gebruikt. Alle series bevatten precies dezelfde informatie, maar in de serie van het bestuur wordt die informatie op de meest fraaie manier weergegeven.
Omdat alle series dezelfde informatie bevatten, is het niet nodig ze alle drie te indexeren. Alleen de serie die gebruikt is door het bestuur, is geïndexeerd. Deze serie is bijgehouden over de hele periode van het zelfstandig bestaan van de kweekschool. Het bijhouden van de overige twee series is na verloop van tijd gestaakt. Van de gestaakte series is alleen het gedeelte tot en met 1850 bewaard gebleven, omdat dat uit hoofde van de archiefwet vereist is.