Gestolen stukken januari 2010

Eerste versie lijst vermissingen online

Toen het Stadsarchief vorig jaar werd geconfronteerd met diefstal uit de archieven door een medewerker is besloten alles op alles te zetten om herhaling te voorkomen en om de stukken terug te krijgen op de plaats waar ze horen. Dat kan alleen als u weet wat wij missen en ons helpt bij het opsporen van de verdwenen documenten. Daar is een lijst van vermissingen voor nodig. De eerste versie daarvan is nu gereed.

Ga direct naar de lijst met vermissingen

Op dit moment zijn er een kleine honderd inventarisnummers op de lijst geplaatst. Deze selectie betreft voornamelijk vermissingen uit de archieven van de gemeente Amsterdam, uit archieven die aan het Stadsarchief zijn geschonken en bibliotheekstukken. Sommige vermissingen betreffen bijzonder kostbare stukken, andere vertegenwoordigen nauwelijks een geldwaarde. Maar voor ons zijn al deze archiefstukken van belang omdat ze behoren tot het cultureel erfgoed van de gemeente Amsterdam en onderdeel uitmaken van de door ons beheerde collectie.

De vermissingen op deze lijst zijn de afgelopen weken gecontroleerd en nagelopen. In de komende periode zal de lijst worden uitgebreid als ook andere meldingen zijn gecontroleerd. We hopen ook weer stukken van de lijst te kunnen verwijderen omdat we stukken terug ontvangen. Of als wijzelf een stuk terugvinden dat per ongeluk op een verkeerde plaats in het depot was gezet. Want niet iedere vermissing immers betreft een diefstal.

Een lijst van vermissingen is dus nooit ‘compleet’. Dat betekent ook dat als u een stuk aantreft dat niet op deze lijst staat het alsnog afkomstig kan zijn uit onze collectie. Een vermissing blijkt meestal pas op het moment dat het wordt aangevraagd door een bezoeker of medewerker of bij een periodieke standplaatscontrole.

Het Stadsarchief hoopt dat ons beleid van openheid leidt tot bewustwording van het probleem bij zowel onszelf als archivarissen als bij ons publiek. Wij willen werken aan preventie en met onze collega’s en u samenwerken bij het terugkrijgen van alle vermiste stukken uit archieven en collecties.

Bekijk de lijst

Aandacht voor vermissing cultureel erfgoed in Nederland

Vermissing niet altijd diefstal.

Twee weken geleden bracht het Stadsarchief een bericht in de pers over diefstal uit de archieven door een medewerker. Wij denken dat openheid over dit soort nare gebeurtenissen helpt om iedereen er bewust van te maken dat diefstal uit collecties helaas hoort tot de realiteit. Openheid is een stap in ons beleid om diefstal te voorkomen en gestolen stukken waar mogelijk terug te krijgen.

Geïnspireerd door onze collega’s in Washington en hun facebookpagina willen we graag een stap verder gaan met onze maatregelen en u betrekken bij ons onderzoek naar gestolen stukken. Daarom heeft het Stadsarchief besloten een lijst van vermiste stukken samen te stellen en met enige regelmaat uw aandacht te vragen voor stukken genoemd op de lijst.

Maar voordat we de lijst online zetten willen we u vertellen wat er komt kijken bij het samenstellen en controleren van zo’n lijst. Want niet bij iedere vermissing is sprake van diefstal. En ‘gewone’ vermissingen komen regelmatig voor. Dan is er sprake van een logistieke fout (stuk op de verkeerde plaats in depot) of van een administratieve fout (fout in de gegevens in het beheersysteem).

Per jaar worden gemiddeld 25.000 inventarisnummers ingezien op de studiezaal en worden circa 10.000 inventarisnummers naar het scanbedrijf vervoerd. Wordt bij het retourplaatsen van deze stukken 0,1 % niet op de juiste plaats teruggezet, dan zijn er 35 documenten vermist. Een vergelijkbare foutmarge bij het intypen van gegevens in de beheerssystemen kan dit aantal gemakkelijk verdubbelen of verveelvoudigen. Dus vermissing is niet altijd diefstal.

En verdwenen stukken die terugkeren naar het archief zijn niet per definitie eerst gestolen. In het verleden waren de regels over het gebruik van stukken veel minder strikt. Voordat scans en kopietjes bestonden kregen onderzoekers wel originele documenten mee naar huis om ‘s avonds verder te kunnen werken. Zo kregen we, enige tijd geleden, uit de nalatenschap van een onderzoeker een aantal documenten retour die thuis waren blijven liggen. Gelukkig bracht een zorgvuldige erfgenaam dit ‘bruikleen’ retour.

Kortom: vermissing is niet altijd diefstal en verdwenen stukken zijn niet altijd gestolen. Tegelijkertijd is een lijst met vermissingen nooit compleet, maar staan er ook stukken op die niet gestolen zijn. We controleren de lijst nog een laatste maal voordat hij online komt en in volgende nieuwsbrieven bespreken we de lotgevallen van stukken op de lijst. We hopen van harte dat we mede dankzij uw hulp straks ook de eerste retourmeldingen kunnen melden.

Informatie over de gestolen stukken

In de media zijn berichten verschenen naar aanleiding van een diefstal van gelegenheidsgedichten uit de 17de en 18de eeuw. Een medewerker had ze doorverkocht aan antiquaren. De medewerker is inmiddels ontslagen. Door oplettendheid van medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, Bijzondere Collecties, kwam de bal aan het rollen. Inmiddels zijn vrijwel alle gestolen documenten weer in het bezit van het Stadsarchief.

Om welke stukken gaat het precies?

Er zijn zes gelegenheidsgedichten, negen boeken en dertig almanakken gevonden bij drie verschillende antiquariaten. Deze stukken zijn inmiddels weer terug bij het Stadsarchief.

Een van de zes gelegenheidsgedichten

Hoe kwam de diefstal aan het licht?

Eind 2009 werd een medewerker van de afdeling Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek geattendeerd op een aantal huwelijksgedichten in de etalage van een antiquariaat en kreeg deze gedichten op zicht mee. Hij vroeg zich af wat de herkomst van de stukken kon zijn. Dankzij een beschrijving in een inventaris in de Archiefbank ontdekte hij dat de stukken wellicht uit het Stadsarchief afkomstig waren. Hij nam contact met ons op en zijn vermoeden werd helaas bevestigd.

Wat doet het Stadsarchief als diefstal wordt ontdekt?

Van ieder vermoeden van diefstal wordt altijd aangifte gedaan bij de politie. Daarnaast worden, wanneer er mogelijk een medewerker betrokken kan zijn, in overleg met het gemeentelijk Bureau Integriteit maatregelen genomen ten aanzien van deze persoon. Verder doen we ons uiterste best verdwenen stukken te traceren en terug te krijgen. In bepaalde gevallen zijn wij in staat onkosten die door een handelaar of particulier zijn gemaakt te vergoeden.

Waarom komt het nu pas naar buiten?

Het onderzoek naar de diefstal leek in eerste instantie uit te wijzen dat de omvang van de zaak beperkt bleef tot enkele stukken. De aandacht van het Stadsarchief was daarom vooral gericht op maatregelen, enerzijds om deze stukken te traceren en terug te krijgen en anderzijds ten aanzien van de dader. Toen in de loop van 2010 het vermoeden rees dat er toch meer gestolen was, is besloten tot nader onderzoek en tot een breder pakket van maatregelen om in de toekomst diefstal te voorkomen.

Er is toch al eens eerder gestolen uit het archief, zijn er toen geen maatregelen getroffen?

Nadat 15 jaar geleden aan het licht kwam dat er een aantal zeer waardevolle stukken was ontvreemd, waaronder het bekende VOC-aandeel, zijn verschillende maatregelen genomen. Zo is het toegangsbeleid tot de depots aangescherpt door de invoering van een systeem met toegangspassen alleen voor geautoriseerde medewerkers.

De gemeente heeft ook extra budget ter beschikking gesteld voor de reproductie van diefstalgevoelige stukken en het online beschikbaar stellen en Google-doorzoekbaar maken van alle beschrijvingen zodat stukken in de handel snel herkend worden als eigendom van het Stadsarchief.

Daarnaast worden periodiek risicoanalyses uitgevoerd op verschillende aspecten van ons bedrijf. Zo is er in de tweede helft van 2009, nog voor de ontdekking van de diefstal, een risicoanalyse uitgevoerd door een extern bureau op de archieven en collecties die het Stadsarchief beheert. En niet in de laatste plaats: er zijn acties ondernomen om het integriteitbewustzijn van de medewerkers te versterken.

Speelt het probleem alleen in Amsterdam?

Nee, diefstal uit archieven komt overal voor. Bij het grootscheepse onderzoek 15 jaar geleden waren meerdere archieven in Nederland betrokken. Tussen 2005 en 2007 heeft de European Board on Archives een uitgebreid onderzoek uitgevoerd naar diefstal in Europese archieven. Het verslag daarvan is te downloaden. National Archives in Washington gebruikt Facebook om het publiek aan te sporen te helpen bij het onderzoek naar vermiste stukken.

Vorig jaar heeft de Erfgoedinspectie in Nederland een onderzoek uitgevoerd naar onrechtmatig handelen bij archieven. De uitkomsten daarvan worden dit voorjaar gepresenteerd aan de sector. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft het Historisch Nieuwsblad al een korte vragenronde gehouden onder archivarissen.

Welke maatregelen gaat het Stadsarchief nog meer nemen?

Vanzelfsprekend worden de interne maatregelen ter voorkoming van diefstal aangescherpt. De toegang tot de depots wordt nog verder beperkt en de controle op naleving van alle regels voor het hanteren van originelen door medewerkers en publiek wordt strikter.

Op dit moment doet een bedrijfsrecherchebureau nader onderzoek naar de kwestie. Gekeken wordt of we bij het interne onderzoek geen zaken over het hoofd hebben gezien. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek worden mogelijk nog vervolgmaatregelen getroffen.

Maar het belangrijkste besluit dat het Stadsarchief heeft genomen is een keuze voor openheid over vermissingen. Erkennen van het probleem is een eerste stap in het oplossen en voorkomen ervan. Aan de hand van een lijst van vermissingen willen we ook uw hulp inroepen om over ons cultureel erfgoed te waken. Deze lijst wordt op dit moment samengesteld en komt binnenkort online.

Laatst bijgewerkt op 31 maart 2011